Robotyzacja jest procesem automatyzacji technologii w zwiększeniu efektywności przedsiębiorstwa, poprzez wykonywanie, żmudnych zadań pracowników w biurze np. zastępowanie obsługi klienta dzięki wykorzystaniu algorytmów rozpoznawania mowy, aż do wyeliminowania działania człowieka w działanie procesów biurowych. Dobrze zaplanowana i wdrożona robotyzacja wpływa na ograniczanie kosztów i wzrost produktywności w organizacji. Poprzez automatyzowanie działań możemy oszczędzić czas pracowników w przedsiębiorstwie, potrzebny do innych zadań.

Robotyzacja procesów biurowych

Czym jest robotyzacja procesów biurowych

Robotyzacja procesów biurowych (ang. Robotic Process Automation, RPA) to zbiór technologi umożliwiający automatyzację pracy biurowej za pomocą naśladowania działań wykonanych przez człowieka na komputerze. Oprogramowanie RPA pozwala na budowanie botów, które bez żadnego nadzoru będą powtarzać zlecony schemat czynności, korzystając z graficznego interfejsu użytkownika innych aplikacji. Zadaniem RPA jest zatem naśladowanie czynności wykonywanych przed komputerem przez pracownika biurowego. Celem wprowadzania systemu jest redukcja popełnienia błędu w trakcie pracy biurowej, a także zmniejszenie kosztów obsługi każdego procesu biurowego. Automatyzacja ma za zadanie poprawienie zarządzania procesami o powtarzalnym i czasochłonnym charakterze. Kolejną zaletą takiego bota jest jego aktywność, może on pracować 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę. Robotyzacja procesów biurowych zmniejsza również czas obsługi i wysoko podnosi jej jakość. Jest to ważny argument przemawiający na korzyść stosowania bota, ponieważ każdej firmie zależy na jak największej satysfakcji klienta podczas procesu obsługi oraz eliminacje błędów.

RPA jako przydatne narzędzie

Robotyzacja procesów biurowych jest narzędziem, które najlepiej sprawdzi się dla osób odpowiadających za podejmowanie decyzji oraz za optymalizowanie kosztów i usprawnianie działalności firmy. Mówimy tutaj o CEO, dyrektorach generalnych, dyrektorach zarządzających, dyrektorach operacyjnych, dyrektorach ds. IT, kierownikach finansowych. Z myślą o tych stanowiskach stwarza się boty. Często również osoby na tych stanowiskach biorą udział w specjalnych warsztatach lub szkoleniach, mających za zadanie przedstawić im tematykę robotyzacji procesów biurowych. Dzięki botom osoby na wymienionych wyżej stanowiskach poprzez optymalizację działań i wyeliminowanie błędów, mogą podejmować ważne decyzje dla przedsiębiorstw.

Jakie procesy można usprawnić posiadając bota?

Procesami, które można usprawnić można podzielić na kilka grup.

• Procesy księgowe – ich istotą jest wprowadzanie do systemu faktur wraz z ich księgowaniem, monitorowaniem płatności i sprawozdawczość finansowa.
• Procesy logistyczne – najczęstszymi czynnościami są tutaj śledzenie przesyłek, fakturowanie, windykacja oraz komunikacja z klientem. W obsłudze klienta boty zajmują się prowadzeniem konwersacji, badaniem satysfakcji klienta oraz reklamacjami.
• Procesy HR – w tym przypadku procesy zawiązane z automatyzacją pracy to wyliczanie wynagrodzeń, rozliczanie prowizji oraz rozliczanie urlopów.
• Procesy wprowadzania danych do systemów – w tej grupie dochodziło by do wymiany danych pomiędzy różnymi systemami (CRM,ERP arkusze kalkulacyjne).
• Procesy HelpDesk – tutaj bot zajmował by się resetowaniem haseł, tworzeniem kont oraz sprawdzaniem statusu zgłoszonych wniosków.

Podsumowując robotyzacja procesów biurowych jest stworzona z myślą o procesach, które powinny być powtarzalne i oparte na jasnych regułach; powinny posiadać usystematyzowane dane wejściowe; związana z nimi pracochłonność powinna być średnia lub duża czy wreszcie powinny być podatne na czynnik błędu ludzkiego.